El 5 de octubre de 2026 el BOE publicó una orden que casi nadie leyó y que va a cambiar cómo factura cualquier empresa o autónomo que trabaje para otras empresas. Con ella arrancó la cuenta atrás de la factura electrónica obligatoria: dentro de dos años, el PDF que mandas hoy por correo dejará de ser una factura válida para tus clientes profesionales.
Antes de que te lleguen los correos de «adáptate ya o te multarán», aquí tienes lo que dice de verdad la norma: las fechas, quién está obligado, qué formato vale, cómo funciona la plataforma gratuita de Hacienda y qué conviene hacer ahora y qué puede esperar.
Factura electrónica obligatoria: ya hay fechas oficiales
La obligación viene de la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece. Su desarrollo llegó con el Real Decreto 238/2026, publicado en marzo, y la pieza que faltaba, la Orden HAC/1028/2026, se publicó el 5 de octubre de 2026 y entró en vigor al día siguiente. Esa fecha es la que pone en marcha los plazos.
| Quién | Desde cuándo | Qué tiene que hacer |
|---|---|---|
| Empresas y profesionales con más de 8 millones de facturación | 6 de octubre de 2027 | Emitir y recibir factura electrónica y comunicar su estado. Durante 12 meses, adjuntar también un PDF legible |
| Resto de empresas y autónomos | 6 de octubre de 2028 | Emitir y recibir factura electrónica |
| Autónomos (personas físicas) con 8 millones o menos | Previsiblemente, octubre de 2029 | Comunicar el rechazo y el pago de las facturas que reciben (voluntario hasta entonces) |
Hay una diferencia importante con Verifactu: aquí las fechas ya están en el BOE, no son un anuncio. Salvo que se cambie la norma, octubre de 2028 es la fecha en la que casi cualquier autónomo y pyme tendrá que facturar en electrónico a sus clientes profesionales.
Qué es una factura electrónica (y por qué tu PDF no lo es)
Aquí está el malentendido más extendido. Un PDF enviado por correo es una factura en papel digitalizada: una persona la lee, pero un programa no puede interpretarla sin errores. La factura electrónica de la que habla la norma es otra cosa:
- Un mensaje estructurado que sigue el modelo de datos europeo EN 16931, para que el programa de tu cliente la lea y la contabilice sin teclear nada.
- En uno de cuatro formatos: UBL, CII, EDIFACT o Facturae (el que ya se usa para facturar a las administraciones públicas).
- Con firma electrónica avanzada y un código único que incluye tu NIF, el número y la serie de la factura y la fecha de emisión.
En la práctica, nadie va a escribir un archivo UBL a mano. Lo generará tu programa de facturación. Por eso la pregunta útil no es «qué es UBL», sino «¿mi programa ya lo hace?».
¿Quién está obligado a la factura electrónica?
Todo empresario o profesional que hoy ya está obligado a expedir facturas, cuando su cliente es otro empresario o profesional con sede, establecimiento permanente o residencia habitual en España. Da igual el tamaño: un autónomo que factura 20.000 euros al año a tres empresas entra igual que una sociedad, solo que con fecha de 2028.
Y no es solo emitir. También tendrás que recibir facturas electrónicas de tus proveedores y comunicar si las rechazas y cuándo las pagas.
Lo que queda fuera
- Las ventas a particulares. Si tu cliente es un consumidor final, la obligación no te afecta.
- Las facturas simplificadas (tickets), salvo las simplificadas cualificadas, en las que el cliente pide que consten sus datos.
- Algunos sectores concretos, como el mercado eléctrico regulado o la liquidación de billetes de avión a través de IATA, que tienen sus propios sistemas.
Un caso que despista mucho: una peluquería o un bar que cobra con ticket a particulares apenas notará el cambio. Una pequeña empresa de reformas que factura a constructoras, sí.
Cómo funciona: plataformas privadas y la solución pública de Hacienda
El sistema mezcla dos piezas. Por un lado, las plataformas privadas de facturación electrónica, que son las que integrarán los programas de facturación. Por otro, la solución pública de facturación electrónica, que gestiona la Agencia Tributaria y que tiene dos papeles: plataforma gratuita para quien quiera usarla y archivo central de todas las facturas.
- Si usas la solución pública, emites y recibes en formato UBL y no pagas nada por su uso.
- Si usas una plataforma privada, esa plataforma tiene que enviar a la vez una copia fiel en UBL a la solución pública. Hacienda tendrá copia de todo, uses lo que uses.
- Las plataformas tienen que entenderse entre sí: la conexión entre ellas es obligatoria y gratuita, y tu cliente no puede obligarte a usar un proveedor concreto.
- Si tu cliente no ha elegido plataforma, se entiende que recibe a través de la solución pública.
Lo que de verdad va a cambiar: el estado de cada factura
Esta es la parte que menos se cuenta y la que más va a notar cualquier pyme. La factura electrónica no solo sirve para enviar facturas: sirve para que Hacienda sepa cuándo se pagan.
El que recibe la factura está obligado a comunicar si la rechaza y la fecha en que la paga por completo, en un máximo de cuatro días naturales sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales. Si no la rechaza, se da por aceptada. Comunicar pagos parciales o la aceptación expresa es voluntario.
Esos datos llegan al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada, que con ellos elaborará cada año su lista de empresas que pagan tarde. Para quien cobra a 90 días de clientes grandes, es la mejor noticia de toda la norma. Para quien paga tarde, no tanto.
Hay un respiro para los autónomos: las personas físicas que facturan 8 millones o menos no tendrán que comunicar estos estados hasta un año después de que les llegue la obligación de emitir, es decir, previsiblemente en octubre de 2029. Hasta entonces es voluntario.
Factura electrónica y Verifactu: no es lo mismo
Se confunden constantemente, y los comerciales lo aprovechan para venderte «el pack completo». Son dos obligaciones distintas que se tocan:
| Aspecto | Factura electrónica | Verifactu |
|---|---|---|
| Qué regula | Cómo se envía y recibe la factura entre empresas | El programa con el que emites, para que no se manipulen los registros |
| A quién afecta | Facturas a empresas y profesionales | Todo el que factura con un programa informático |
| Formato | Mensaje estructurado: UBL, CII, EDIFACT o Facturae | Da igual el formato de envío: puede ser un PDF con código QR |
| Fecha | En el BOE 2027 o 2028 según facturación | BOE: 2027 Hacienda ha anunciado octubre de 2028 |
| Norma | Ley 18/2022, RD 238/2026 y Orden HAC/1028/2026 | Ley 11/2021 y RD 1007/2023 |
Lo práctico: como Hacienda quiere juntar las dos fechas en octubre de 2028, lo razonable es hacer un único cambio de programa que resuelva ambas. Si estás comparando opciones, en la guía de programas de facturación para autónomos tienes cuáles incluyen ya factura electrónica en sus planes.
¿Hay sanciones?
Menos de las que te van a contar. El Real Decreto 238/2026 no crea un régimen sancionador propio. Lo que existe es esto:
- Hasta 10.000 euros de multa (o un apercibimiento) para las empresas obligadas que no ofrezcan la facturación electrónica o impidan a sus antiguos clientes acceder a sus facturas, según el artículo 2 bis de la Ley 56/2007.
- El régimen general de la Ley General Tributaria para los incumplimientos de las obligaciones de facturación.
El riesgo más inmediato no es una multa, sino comercial: cuando tus clientes grandes estén adaptados, el que mande un PDF tardará más en cobrar o directamente verá sus facturas rechazadas.
Qué hacer ahora, paso a paso
Quedan dos años, pero hay cosas que conviene dejar hechas con calma.
1. Separa a quién facturas
Haz una lista simple: qué parte de tu facturación va a empresas y autónomos y qué parte a particulares. Si casi todo es a particulares, el cambio te afecta poco. Si es al revés, te afecta de lleno.
2. Pregunta a tu programa de facturación
Por escrito: si emite y recibe en alguno de los cuatro formatos, si se conecta con la solución pública o con qué plataforma privada, y desde qué fecha. Aprovecha para preguntar por Verifactu. Si la respuesta es vaga, empieza a mirar alternativas.
3. Limpia los datos de tus clientes
NIF correctos, razón social exacta y dirección completa. Con el PDF, un dato mal puesto no pasaba de anécdota. Con la factura electrónica puede provocar un rechazo automático.
4. Decide plataforma con criterio
La solución pública es gratuita y suficiente para quien factura poco. Una plataforma integrada en tu programa te ahorra trabajo si facturas mucho o necesitas automatizar la recepción de facturas de proveedores.
5. Prepara quién comunica los pagos
Si eres empresa, alguien tendrá que marcar cada factura de proveedor como pagada en cuatro días. Lo ideal es que lo haga el propio programa al conciliar el banco. Si tu empresa ya funciona con varios programas sin conectar, puede ser el momento de plantearse si te compensa un ERP.
Errores frecuentes
- Pensar que un PDF firmado es factura electrónica. No lo es: la norma exige un mensaje estructurado.
- Pagar ahora una plataforma cara «para estar preparado». Hasta 2027 no hay obligación para casi nadie, y la solución pública será gratuita.
- Olvidar la recepción. No solo emitirás: tendrás que recibir facturas en electrónico y comunicar su estado.
- Dar por hecho que tu cliente te dirá cómo hacerlo. Al contrario: la norma impide que te imponga un proveedor concreto.
- Mezclar fechas. La de la factura electrónica está en el BOE. La del aplazamiento de Verifactu, de momento, no.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica para autónomos?
Desde el 6 de octubre de 2028 para los autónomos que facturan 8 millones de euros o menos al año, que son prácticamente todos. La obligación de comunicar el estado de las facturas les llega un año después, previsiblemente en octubre de 2029.
¿Sigue valiendo enviar la factura en PDF?
Hasta que te llegue la obligación, sí. A partir de entonces, en tus facturas a empresas y profesionales, no: tendrás que enviar un mensaje estructurado en UBL, CII, EDIFACT o Facturae. Las empresas de más de 8 millones tendrán que adjuntar también un PDF legible durante su primer año, salvo que el cliente acepte solo el formato electrónico.
¿La factura electrónica obligatoria afecta si solo vendo a particulares?
No. La obligación es para las facturas entre empresarios y profesionales. Las ventas a consumidores finales y los tickets quedan fuera, salvo las facturas simplificadas cualificadas.
¿Cuánto cuesta la solución pública de la Agencia Tributaria?
Nada. El Real Decreto establece que el acceso y el uso de la solución pública son gratuitos. Lo que puede costar dinero es la plataforma privada o el programa de facturación que la integre.
¿Es lo mismo que Verifactu?
No. Verifactu regula el programa con el que emites las facturas para que no se puedan manipular; la factura electrónica regula cómo se envían y reciben entre empresas. Se tocan, y por eso conviene resolver las dos con el mismo programa.
¿Qué pasa si mi cliente no me paga a tiempo?
Tu cliente tendrá que comunicar la fecha en que paga cada factura. Esos datos llegan al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada, que publicará cada año la lista de empresas que pagan tarde. No te cobra la factura, pero deja rastro de quién paga tarde.
¿Tengo que hacer algo ya?
No hay obligación hasta octubre de 2027 para las empresas grandes y octubre de 2028 para el resto. Lo sensato ahora es revisar a quién facturas, preguntar a tu programa por su plan y limpiar los datos de tus clientes.
Lo que haría yo
No correría ni pagaría nada ahora. Haría tres cosas este trimestre: separar la facturación a empresas de la de particulares, preguntar por escrito a mi programa qué va a hacer con la factura electrónica y con Verifactu, y limpiar la ficha de cada cliente. Con eso, cuando llegue 2028, el cambio será cuestión de activar una opción, no de migrar a contrarreloj.
En la sección de facturación iré actualizando esta guía en cuanto la Agencia Tributaria abra la solución pública, que tiene que estar disponible al menos dos meses antes de la primera fecha obligatoria. Y si llevas tú las cuentas, pronto tendrás la comparativa de programas de contabilidad para pymes.